Vedtægter BIG rideklub
§1 – Klubbens oplysninger
Klubbens navn: Birgittelyst Rideklub
Forkortelse: BIG
Klubbens hjemsted er: Kløverstien 5, 8800 Viborg
Kommune: Viborg kommune
Klubbens stiftelsesdato: 08.09.2020
§2 – Formål
Klubbens formål er at fremme interessen for ridesporten ved at tilbyde undervisning på hesteryg samt at tilbyde undervisning i omgang med heste på forsvarlig vis. Klubben har også til formål at danne fællesskab på tværs af køn, alder og sociale kompetencer.
§3 – Dansk rideforbund
Rideklubben er medlem af Dansk Ride Forbund under Danmarks Idræt-Forbund, hvorfor klubben og hvert enkelt medlem er forpligtet til at rette sig efter de to nævnte forbunds reglementer og bestemmelser, herunder de af de pågældende forbunds fastsatte voldgiftsbestemmelser.
§ 4 - Færdsel
På klubbens faciliteter foregår al færdsel på eget ansvar.
§5 – Medlemmer
Alle, unge som gamle – heste interesseret og ikke heste interesseret, har mulighed for og er velkommen som medlem i klubben. Dog kan unge under 18 år ikke blive valgt til bestyrelsen og har først stemmeret fra det tidspunkt, de er fyldt 18 år.
§5A – Medlemstyper og betingelser
Aktivt medlemskab: Dette medlemskab er påkrævet for at kunne benytte stedets faciliteter. Det inkluderer også retten til at starte stævner i klubbens navn. Undtagelser hertil, er ved lejlighedsvise rideture på de opstaldede heste. Hermed forstået er det tilladt at få en ridetur på en/flere af de opstaldede heste i op til 2 gange månedligt. Ydermere er det muligt at passe en opstaldet hest i op til 14 sammenhængende dage ved ejers/opstalders fravær.
Værge til aktivt medlem under 18 år kan afgive en stemme på vejene af medlemmet
Støtte medlemskab: Dette medlemskab støtter klubben, men giver ikke ret til at deltage i ridesportslige aktiviteter og giver ingen stemmeret.
Stævne medlemskab: Dette medlemskab giver kun ret til at starte stævne i klubbens navn. Benyttelsen af klubbens faciliteter kræver fuldt medlemskab. Stævnemedlemmerne har heller ikke stemmeret.
§5B – Æresmedlemmer
Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag udnævnes på en generalforsamling. Diskussion om forslag kan ikke finde sted, men forslaget kan på begæring underkastes en skriftlig afstemning. For vedtagelse kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent, har stemmeret på generalforsamling og er valgbare til bestyrelsen.
§6 – Hæftelse
Klubbens medlemmer og dens bestyrelse hæfter ikke for klubbens gæld eller andre forpligtelser. Dette er med undtagelse af bevidst uforsigtige økonomiske handlinger.
§7A – Karantæne/udelukkelse
Bestyrelsen kan meddele karantæne af nærmere fastsat omfang, dog max. 2 måneder, til et medlem, der gør sig skyldig i usportslig optræden eller på anden måde opfører sig til skade for klubben. For at denne beslutning skal være gyldig kræves det, at mere end halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for karantænen. Medlemmet skal have adgang til at udtale sig over for bestyrelsen inden afstemning finder sted. Er der tale om en opstalder på klubbens faciliteter, kræves det, at der er to på hinanden følgende advarsler forinden karantænen/udelukkelsen, henholdsvis først én mundtligt og efterfølgende én skriftlig med minimum 14 dags mellemrum. Afgørelsen om karantænen kan indbringes for distriktets forretningsudvalg inden 8 dage. Forretningsudvalgets afgørelse er inappellabel. Et eventuelt forretningsudvalgsmedlem fra den pågældende klub er inhabil.
§7B
I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen om, at et medlem skal udelukkes fra klubben i et nærmere angivet tidsrum over 2 måneder. På generalforsamling afgøres sagen ved skriftlig afstemning, og vedtagelsen kræver et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer (blanke stemmer tæller som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede og forsvare sig. Generalforsamlingens bestemmelse om udelukkelse kan af medlemmet indbringes for Dansk Ride Forbunds Disciplinærudvalg inden 4 uger.
§7C
I det af §7B omhandlende tilfælde kan generalforsamlingen, ligeledes ved skriftlig afstemning og med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer, afgøre, om sagen via hovedbestyrelsen skal indbringes for Dansk Ride Forbunds Disciplinærudvalg til afgørelse om, der tillige skal ske udelukkelse fra andre rideklubber eller om det eventuelt skal indstilles til Danmarks Idræts-Forbund, at vedkommende udelukkes fra andre specialforbund under Danmarks Idræts-Forbund (eksklusion).
§7D
Der betales fuldt kontingent i karantæne-perioden og medlemmet må ikke deltage i klubbens aktiviteter. Karantænen kan medføre bortvisning fra klubbens områder. For § 7B og 7C gælder, at kontingent for den indeværende periode skal betales.
§8 – Kontingent
Medlemskontingent fastsættes af bestyrelsen for et år ad gangen. For alle medlemskaber opkræves medlemskontingent forud, er gældende for året ud i det indeværende år og er forfalden til betaling senest 14 dage efter fakturadatoen. Ved indmeldelse efter 1. august fås medlemskabet til halvt kontingent. Er kontingentet ikke betalt senest 1 måneder efter forfaldsdato, kan medlemmets rettigheder ophøre, og vedkommende kan kun genoptages på ny mod betaling af restance samt kontingentpåløb, indtil lovlig udmeldelse har fundet sted. Forfaldent kontingent skal betales uanset ophør af medlemsrettigheder. Bestyrelsen er bemyndiget til at ændre på alle kontingentsatser.
§9 – Bestyrelsessammensætning
Klubbens anliggender varetages af en bestyrelses på mindst 5 medlemmer og maksimum 7 medlemmer samt 1-2 suppleanter. Alle medlemmer skal være fyldt 18 år. Bestyrelsen vælges på en generalforsamling og sidder i en 2-årig periode hvorefter genvalg af forgangne bestyrelsesmedlemmer er en mulighed. Bestyrelsen udpeger selv en formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Bestyrelsen kan invitere juniorrepræsentanter mellem 14 til og med 18 år, som må sidde som observatør i bestyrelsen og kan inddrages i bestyrelsesarbejdet, med undtagelse af økonomiske forhold og personfølsomme forhold.
I tilfælde af vakance for formanden eller andet bestyrelsesmedlem indtræder en af suppleanterne i bestyrelsen. Såfremt suppleanternes pladser er vakante, fortsætter bestyrelsen i en fornyet konstituering. Ved udmeldelse af to eller flere bestyrelsesmedlemmer indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling.
I bestyrelsessammensætningen må der ikke være familiære relationer mellem bestyrelsesmedlemmerne. Udlejer af klubbens faciliteter og dennes ansatte, har ikke mulighed for at være medlem af bestyrelsen.
Bestyrelsen har mulighed for at nedsætter et antal primære udvalg, ved udvalgsmøderne udarbejdes et referat som sendes til bestyrelsen. Bestyrelsen nedsætter retningslinjerne for de forskellige udvalg.
§10 – Bestyrelsesmøder
Bestyrelsesmøder afholdes som minimum kvartalsmøder, men i øvrigt efter behov eller på forlangende fra mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen indkaldes skriftlig med minimum følgende dagsorden:
Alle bestyrelsesbeslutninger træffes ved simpelt flertal, se dog §7A. Er der stemmelighed forfalder forslaget. For at en bestyrelsesbeslutning er gyldig og kan vedtages, må mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer være til stede og deltage i afstemning. Næstformanden træder, under formandens forfald, i dennes sted. Sekretæren fører protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne, og et beslutningsreferat underskrives på det næstkommende møde. Ved møder hvor bestyrelsen repræsenteres af enkelte personer eller med offentlige myndigheder samt lignende, underskrives protokollen af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde.
§11 – Prokura
Ved køb af materialer eller varer over 500 kroner skal dette på forhånd godkendes af minimum 2 – formand samt kasser, ved formandens fravær, kontaktes et andet bestyrelsesmedlem. Ved køb af materialer eller varer under 500 kroner kræves kassereren accept. Påvirker købsbeslutningen klubbens faciliteter skal beslutningen også godkendes af etablissementets ejere.
Bestyrelsen disponerer over klubbens midler og varetager dennes tarv på bedste måde. Prokura kan tildeles det enkelte medlem, hvis beslutningen herom bliver truffet på det sidst hændende bestyrelsesmøde. Bliver prokura tildelt det enkelte medlem, skal dette fremgå af bestyrelsesmødereferatet.
Ved køb skal det altid fremgå tydeligt ved navn, hvem der har godkendt købet, samt indkøbte varer/materialer. Den originale kvittering vedlægges altid som bilag til regnskabet.
§12 – Generalforsamling
Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed og indkaldes af bestyrelsen. Den ordinære generalforsamling afholdes i februar måned. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 31. december. Tiden og stedet for generalforsamlingen skal, tillige med dagsorden og de af bestyrelsen fremsatte forslag og indkomne forslag, skriftlig meddeles klubbens medlemmer med mindst en måneds varsel.
Medlemmer på 18 år og derover har stemmeret og er valgbare til bestyrelsen.
Dagsordenen på generalforsamlingen skal som minimum indeholde følgende punkter:
På generalforsamlingen vælges bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt flertal, og øvrige beslutninger vedtages ved simpelt flertal, se dog §13 og §17. Afstemninger foregår ved håndsoprækning, medmindre bestyrelsen eller mindst 2 medlemmer kræver skriftlig afstemning, se dog §§7A og 7B. Opstår der stemmelighed, er forslaget forkastet. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
I tilfalder af uforudsigelige situationer med force majeure kan generalforsamlingen afholdes ved brug af en digital platform.
§13 – Vedtægtsændring
Til forandring af vedtægterne kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer afgivet på en generalforsamling. Enhver ændring af vedtægterne skal indberettes til DRF til godkendelse.
§14 – Regnskabsår
Regnskabsåret går fra 1. januar til 31. december. Regnskabet forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse. Regnskab skal foreligge senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse og kan rekvireres af klubbens stemmeberettigede medlemmer.
Revisorens primære opgave er at gennemse og godkende det regnskab kassereren indsender ved regnskabsårets udgang. Foruden regnskabet skal kasseren sørge for en ny opdateret medlemsliste senest 3 uger før en kommende generalforsamling.
§15 – Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen, når denne anser det for nødvendigt, eller når mindst 20 % af de stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig begæring herom med angivelse af dagsorden. Der regnes med det senest opgivne medlemstal til DRF ved beregning. I sidste tilfælde skal den ekstraordinære generalforsamling finde sted senest 3 uger efter begæringens modtagelse. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes skriftligt med mindst 8 dages varsel.
§16 – Aftaleforhold med etablissementet ejere
Klubbens og etablissementet ejers rettigheder og forpligtigelser i forhold til hinanden bliver specificeret i et aftalebrev, som bliver godkendt og/eller reguleret minimum en gang årligt forud for generalforsamlingen.
§17 – Opløsning
Klubbens opløsning kan kun finde sted, når beslutning herom vedtages på to efter hinanden følgende, med mindst 14 dages mellemrum, afholdte generalforsamlinger. Ved den første af disse generalforsamlinger skal beslutningen om opløsning vedtages med mindst 3/4 af de afgivne stemmer. Ved den anden generalforsamling kan opløsning vedtages ved simpelt flertal. I tilfælde af klubbens opløsning tilfalder fastmonterede andele etablissementets ejere, mens eventuelle løsøre og formue tilfalder en, af bestyrelse valgt, dyrevelfærdsorganisation.
I tilfælde af opløsning/konkurs, hæfter bestyrelses medlemmer ikke for hverken økonomiske eller materielle forhold.
